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【誰でも分かる】ビジネスマンの業務改善と業務遂行、爆速PDCAについて

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ナカムです。

仕事をしていると、よくPDCAの言葉について聞くと思います。

PDCAとは?役に立つの?

PDCAについてお話しをしつつ、仕事の”段取り” ”計画” ”実行” ”改善”などの取り組み方について丁寧に説明をいたします。

現代社会は仕事の進め方、仕事の在り方が早いスピードで変化をしています。

この変化が激しい時代でも業務をする上では素晴らしい「一つの手段」PDCAについて解説をします。

 

PDCAについて

PDCAとは、Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)を繰り返すことによって業務を継続的に改善する手法である。PDCAは日本で使われる事が多い為、AがActionと言われています。

日本でよく表現されているPlan(計画)・Do(実行)・ Check(評価)・ Action(改善)の説明をします。

統計的品質管理をウォルター・シュハートの弟子と言われているエドワーズ・デミングが日本科学技術連盟で講演をしたのち、講演を聞いていた日本科学技術連盟の幹部がPDCAを提唱した業務の手段である。

業務はやみくもに行っても壁に当たって停滞したり、同じミスを続けたり、改善が見られなかったりと、仕事の効率が下がる一方です。

その辺り、PDCAを上手く回す事によってミスを減らしたり、業務の改善へ繋がったりと良い方向へ向かうでしょう。

Plan(計画)について

Plan(計画)とは業務の計画を立てるのがメインになります。

 

仕事をどのように進めていくのか?仕事はいつまでに終わらせるのか?

日程通り、段取りよく業務を進める上では計画が無いと目的・目標の達成が難しくなります。また、効率よく進まない恐れが出てきます。

最悪、せっかく頂いた仕事が頓挫します。

Plan(計画)は重要です。

Do(実行)について

Do(実行)とはPlan(計画)を立てた上で、業務を実際に進めていきます。

 

実際に業務を進めていくと様々なミスが出たり効率が落ちたり課題は必ず出てきます。

この課題を記憶するもしくはメモにしておく事で次のCheck(評価)へと繋がります。

ミスが無くても”より良く”業務を遂行する上で、まずはDo(実行)が必要なのです。

Check(評価)について

Check(評価)とはDo(実行)をした後にご自身で振り返る、”検証”です。

 

何よりもこの”検証”が一番大事な部分となります。

業務でPlan(計画)を立て、Do(実行)をした事で様々な課題が見えてくるでしょう。

この課題について考えたいと思います。

例えば何故、計画通りに進まなかったのか?何故、業務のミスが発生したのか?本質の原因はどこにあるのか?

Do(実行)後に検証を行うと思考します。様々な角度と視点から本質の原因を深掘りしていく事で、次のAction(改善)へと繋がっていきます。

検証と言えどもなぜなぜ”分析”に近い作業でしょう。

Action(改善)

Action(改善)とはPlan(計画)を練り、 Do(実行)を起こし、 Check(評価)で検証し、 最後にAction(改善)を行います。

 

Action(改善)を行わないと、実際に実行して出てきた課題についての成功、失敗、結果が改善されないでしょう。

例えば、なぜ失敗をしたのか?

”失敗の要因”を検証し、改善する事によって課題となっていた失敗が減少とへと繋がります。

また”成功の要因”についても改善する事によって次の課題が明確になる為、業務の精度と効率が向上します。

このようにAction(改善)は重要かつ、PDCAサイクルを繰り返し行う事で大変、重要となってきます。

この改善する為には頭を使い深く考える為、様々な思考の訓練となます。

思考の訓練を意識的に何度も繰り返していくと仕事の取り組み方が”ポジティブ”へと繋がる為、好循環が生まれるでしょう。

 

PDCAまとめ

PDCAは様々な業務の問題解決をすることができる”一つの手段”と方法です。

課題・改善点などが明確になる為、繰り返し行う事によって業務の精度とスピードが上がってきます。

何よりも成功・成果・結果が出ると人は自信が生まれてきます。

また、PDCAを使い、爆速で次から次へと仕事を進めるだけで、周りの人達からは、「この人は仕事ができる」と認知されます。

日々、様々な業務を行っていると常々、改善点は出てきますので自分なりに上手くPDCAを使っていきましょう。

 

 

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